POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AQUA TOUR TRAVEL

Razón social: Elite International S.A.S. – Aqua Tour Travel
NIT: 901.469.590
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: reservas@aquatourtravel.com
Actividad: Agencia de viajes y servicios turísticos

Fecha de adopción: 01 de octubre de 2026
Versión: 1.0

1. OBJETO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como finalidad establecer los criterios, procedimientos y condiciones bajo los cuales Elite International S.A.S. – Aqua Tour Travel, en adelante “Aqua Tour Travel”, recolecta, almacena, utiliza, conserva, actualiza, consulta, circula y, cuando corresponda, suprime los datos personales de sus clientes, potenciales clientes, viajeros, usuarios, proveedores, aliados y demás titulares de información.

Aqua Tour Travel reconoce el derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y controlar el tratamiento de la información personal que repose en sus bases de datos, de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las normas que los modifiquen adicionen o sustituyan y demás disposiciones aplicables.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del Tratamiento de los datos personales es:

ELITE INTERNATIONAL S.A.S. – AQUA TOUR TRAVEL

NIT: 901.469.590
Ciudad: Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: reservas@aquatourtravel.com

Para efectos del ejercicio de los derechos de los titulares, Aqua Tour Travel dispondrá de los canales establecidos en esta Política.

3. ALCANCE

Esta Política aplica a los datos personales que sean recolectados por Aqua Tour Travel a través de cualquiera de sus canales de atención y comercialización, incluyendo, entre otros:

• WhatsApp.
• Llamadas telefónicas.
• Correo electrónico.
• Página web.
• Redes sociales.
• Formularios físicos o digitales.
• Cotizaciones.
• Reservas.
• Plataformas tecnológicas utilizadas por Aqua Tour Travel.
• Atención presencial.
• Eventos y actividades comerciales.
• Campañas publicitarias.
• Bases de datos provenientes de alianzas comerciales, cuando su tratamiento sea legítimo y se cuente con las autorizaciones correspondientes.

4. DATOS PERSONALES QUE PODRÁN SER RECOLECTADOS

Dependiendo del servicio solicitado y de las necesidades de la operación turística, Aqua Tour Travel podrá recolectar información como:

4.1. Datos de identificación

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de documento de identidad.
• Fecha de nacimiento.
• Nacionalidad.
• País de residencia.
• Información necesaria para identificar al viajero.

4.2. Datos de contacto

• Número de teléfono.
• Número de WhatsApp.
• Correo electrónico.
• Dirección de residencia, cuando resulte necesaria para la prestación del servicio.
• Datos de contacto de emergencia, cuando sean necesarios y autorizados.

4.3. Información relacionada con el viaje

• Destino.
• Fechas de viaje.
• Número de viajeros.
• Preferencias de alojamiento.
• Información relacionada con vuelos, hoteles, traslados, excursiones y demás servicios turísticos.
• Información necesaria para emitir tiquetes, realizar reservas o prestar servicios turísticos.

4.4. Documentos

Cuando resulte necesario para la prestación del servicio, podrán solicitarse y tratarse documentos tales como:

• Cédula de ciudadanía.
• Pasaporte.
• Visa.
• Permisos de viaje.
• Documentos migratorios.
• Documentos requeridos por aerolíneas, hoteles, operadores turísticos, autoridades migratorias u otros proveedores relacionados con el servicio contratado.

Estos documentos serán utilizados únicamente para las finalidades informadas al titular y necesarias para la gestión del servicio correspondiente.

5. DATOS SENSIBLES

Aqua Tour Travel reconoce que determinados datos pueden tener la condición de datos sensibles conforme a la legislación colombiana.

En determinados servicios turísticos podría ser necesario conocer información relacionada, por ejemplo, con condiciones de salud, asistencia médica, requerimientos especiales, discapacidad, alimentación por razones médicas u otras circunstancias particulares del viajero.

Cuando sea legalmente necesario obtener este tipo de información:

1. Se informará al titular que se trata de información sensible.
2. Se indicará la finalidad específica del tratamiento.
3. Se solicitará autorización expresa cuando corresponda.
4. El titular podrá abstenerse de autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo que exista una excepción legal aplicable.
5. Aqua Tour Travel limitará el tratamiento a aquello estrictamente necesario para la finalidad autorizada.

La Ley 1581 establece reglas especiales para el tratamiento de datos sensibles y exige autorización explícita cuando esta sea procedente.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales podrán ser tratados por Aqua Tour Travel para las siguientes finalidades:

A. Atención y asesoría

• Atender solicitudes realizadas por clientes y potenciales clientes.
• Brindar asesoría turística.
• Responder solicitudes recibidas por WhatsApp, teléfono, correo electrónico, redes sociales y demás canales.
• Realizar cotizaciones.
• Dar seguimiento a solicitudes comerciales.

B. Reservas y prestación de servicios

• Gestionar reservas de vuelos, hoteles, paquetes turísticos, cruceros, traslados, excursiones, alquiler de vehículos y demás servicios.
• Emitir tiquetes, vouchers, bonos, confirmaciones y documentos relacionados con los servicios contratados.
• Coordinar itinerarios.
• Gestionar cambios, cancelaciones, reembolsos y modificaciones.
• Prestar acompañamiento antes, durante y después del viaje.

C. Cumplimiento contractual y legal

• Ejecutar contratos y órdenes de servicio.
• Cumplir obligaciones legales.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.
• Gestionar procesos contables, administrativos y financieros.
• Atender reclamaciones, solicitudes y procesos relacionados con la prestación del servicio.

D. Gestión con proveedores turísticos

Cuando resulte necesario para prestar el servicio contratado, Aqua Tour Travel podrá suministrar información a aerolíneas, hoteles, operadores turísticos, transportadores, aseguradoras, empresas de asistencia, plataformas de reservas y otros proveedores que intervengan directamente en la prestación del servicio.

El suministro se limitará a la información necesaria para cumplir la finalidad correspondiente y se realizará de acuerdo con las autorizaciones y condiciones legales aplicables.

E. Gestión comercial

Cuando el titular lo haya autorizado y resulte legalmente procedente, los datos podrán utilizarse para:

• Informar sobre promociones.
• Enviar campañas comerciales.
• Comunicar nuevos destinos.
• Presentar ofertas.
• Informar sobre programas de fidelización.
• Enviar información sobre productos y servicios de Aqua Tour Travel.

El titular podrá solicitar en cualquier momento que sus datos no sean utilizados para finalidades de marketing directo, de acuerdo con los mecanismos establecidos por Aqua Tour Travel.

7. TRATAMIENTO DE DATOS DE POTENCIALES CLIENTES

Cuando una persona contacte a Aqua Tour Travel solicitando información, asesoría o una cotización, sus datos podrán ser tratados para:

• Identificar al solicitante.
• Responder su solicitud.
• Preparar y enviar cotizaciones.
• Realizar seguimiento comercial.
• Gestionar la solicitud de viaje.
• Informar sobre alternativas relacionadas con la solicitud.

La recepción de una consulta no implica que la persona esté obligada a contratar ningún servicio.

8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Aqua Tour Travel solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular cuando esta sea requerida por la legislación aplicable.

La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos u otros mecanismos que permitan acreditar posteriormente su existencia.

La autorización deberá permitir demostrar que el titular conoció:

• Qué datos serán tratados.
• Para qué serán utilizados.
• Quién es el responsable.
• Sus derechos.
• Los canales disponibles para ejercerlos.

La Ley 1581 define la autorización como el consentimiento previo, expreso e informado del titular y establece, como regla general, la necesidad de autorización para el tratamiento, salvo las excepciones previstas por la ley.

9. TRATAMIENTO DE DATOS OBTENIDOS POR WHATSAPP

Cuando un cliente o potencial cliente contacte voluntariamente a Aqua Tour Travel mediante WhatsApp, los datos suministrados podrán ser utilizados para atender la solicitud, realizar cotizaciones, gestionar reservas y prestar los servicios solicitados.

Aqua Tour Travel deberá informar al titular sobre el tratamiento de sus datos y, cuando corresponda, obtener la autorización respectiva.

La información recibida mediante WhatsApp deberá ser manejada exclusivamente por personal autorizado y para las finalidades permitidas.

10. USO DE DOCUMENTOS DE VIAJE

Los documentos suministrados por los viajeros, incluyendo pasaportes, documentos de identidad, visas y demás soportes requeridos, serán tratados exclusivamente para las finalidades relacionadas con:

• Cotización.
• Reserva.
• Emisión.
• Confirmación.
• Prestación del servicio.
• Cumplimiento de requisitos de proveedores o autoridades.
• Gestión de cambios, cancelaciones o reembolsos.

Aqua Tour Travel no utilizará dichos documentos para finalidades diferentes a las informadas y autorizadas, salvo que exista una obligación legal que permita o exija otro tratamiento.

11. SUMINISTRO A PROVEEDORES Y TERCEROS

Para prestar correctamente los servicios turísticos contratados, Aqua Tour Travel podrá compartir los datos estrictamente necesarios con terceros que intervengan en la operación.

Entre ellos podrán encontrarse:

• Aerolíneas.
• Hoteles.
• Operadores turísticos.
• Agencias receptivas.
• Empresas de transporte.
• Empresas de asistencia médica al viajero.
• Aseguradoras.
• Empresas de alquiler de vehículos.
• Plataformas de reservas.
• Proveedores tecnológicos.
• Empresas encargadas de servicios contratados por el cliente.
• Autoridades competentes cuando corresponda.

Cuando el servicio implique proveedores ubicados fuera de Colombia, podrán presentarse transferencias o transmisiones internacionales de información, las cuales deberán sujetarse a las condiciones establecidas por la legislación colombiana aplicable.

12. CONFIDENCIALIDAD

Aqua Tour Travel adoptará medidas para garantizar la confidencialidad de los datos personales.

Los empleados, contratistas, asesores y demás personas que tengan acceso autorizado a información personal deberán utilizarla únicamente para las funciones que les correspondan y mantener la reserva sobre la información.

Esta obligación continuará incluso después de finalizar la relación laboral, contractual o comercial.

La Ley 1581 contempla expresamente los principios de seguridad y confidencialidad en el tratamiento de datos personales.

13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Aqua Tour Travel implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y apropiadas para proteger la información frente a:

• Pérdida.
• Acceso no autorizado.
• Alteración.
• Uso indebido.
• Divulgación no autorizada.
• Copia o extracción no autorizada.
• Destrucción accidental o ilícita.

El acceso a la información deberá limitarse al personal y proveedores que lo requieran para el cumplimiento de sus funciones o la prestación de los servicios.

14. DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con la legislación colombiana, el titular tiene derecho a:

1. Conocer los datos personales que Aqua Tour Travel tiene sobre él.
2. Solicitar la actualización de sus datos.
3. Solicitar la rectificación de información incorrecta, incompleta o inexacta.
4. Solicitar información sobre el uso de sus datos.
5. Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda.
6. Presentar consultas y reclamos.
7. Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
8. Revocar la autorización cuando legalmente sea posible.
9. Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la ley.
10. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado sus derechos.

Estos derechos se encuentran reconocidos principalmente en la Ley 1581 de 2012.

15. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

El titular podrá solicitar información sobre los datos personales que reposen en las bases de datos de Aqua Tour Travel mediante los canales habilitados.

La solicitud deberá permitir identificar al titular y especificar la información requerida.

Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la legislación vigente.

La Ley 1581 establece, como regla general, un término máximo de diez (10) días hábiles para atender consultas, con las condiciones previstas legalmente para los casos en que no sea posible responder dentro de dicho plazo.

16. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

El titular que considere que la información registrada debe ser corregida, actualizada, suprimida o que exista un posible incumplimiento de las normas de protección de datos podrá presentar un reclamo ante Aqua Tour Travel.

El reclamo deberá contener, como mínimo:

• Identificación del titular.
• Descripción de los hechos.
• Petición concreta.
• Datos de contacto.
• Documentos que considere pertinentes.

Aqua Tour Travel tramitará el reclamo de conformidad con los términos establecidos en la legislación vigente.

17. CANAL PARA EJERCER LOS DERECHOS

Las solicitudes relacionadas con protección de datos personales podrán ser enviadas a:

Aqua Tour Travel
Correo: reservas@aquatourtravel.com
Ciudad: Bogotá D.C., Colombia

Linea de atención 3117425545

Aqua Tour Travel podrá establecer canales adicionales para facilitar el ejercicio de los derechos de los titulares.

18. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y, posteriormente, durante los períodos exigidos por obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, administrativas o para la atención de posibles responsabilidades.

La eliminación de información no procederá cuando exista una obligación legal o contractual de conservarla.

19. DATOS DE MENORES DE EDAD

Aqua Tour Travel reconoce la protección especial de los niños, niñas y adolescentes.

Cuando resulte necesario recolectar información de menores para la prestación de un servicio turístico, se adoptarán las medidas correspondientes y se atenderán las reglas especiales previstas en la legislación colombiana.

La Ley 1581 establece protección especial para los datos de niños, niñas y adolescentes.

20. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Aqua Tour Travel podrá solicitar periódicamente a sus clientes la actualización de sus datos con el propósito de mantener información correcta, completa y vigente.

Los titulares deberán procurar suministrar información verdadera, exacta y actualizada.

21. PROHIBICIÓN DE USOS NO AUTORIZADOS

Aqua Tour Travel no comercializará ni utilizará los datos personales de sus clientes para finalidades ajenas a las informadas en esta Política, salvo que exista autorización del titular o una habilitación legal que permita dicho tratamiento.

La información personal no será divulgada públicamente ni puesta a disposición de terceros no autorizados.

22. RESPONSABILIDADES INTERNAS

Aqua Tour Travel deberá procurar que sus colaboradores y terceros autorizados:

• Accedan únicamente a la información necesaria.
• Utilicen los datos para las finalidades autorizadas.
• Mantengan la confidencialidad.
• Eviten almacenar información innecesaria.
• Protejan los documentos recibidos.
• Reporten incidentes de seguridad.
• Atiendan los procedimientos internos de protección de datos.

23. AVISO DE PRIVACIDAD

Aqua Tour Travel podrá utilizar un aviso de privacidad corto para informar al titular, antes o durante la recolección de información, sobre la existencia de esta Política, sus finalidades y los mecanismos para consultarla.

El Decreto 1377 de 2013 define el aviso de privacidad como la comunicación mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento.

24. VIGENCIA

La presente Política rige a partir de su aprobación y permanecerá vigente mientras Aqua Tour Travel realice actividades de tratamiento de datos personales.

Cualquier modificación será comunicada por los medios que resulten apropiados y estará disponible para consulta de los titulares.

25. AUTORIZACIÓN PARA CLIENTES Y POTENCIALES CLIENTES

Para efectos de las solicitudes realizadas mediante WhatsApp, correo electrónico, formularios, página web, redes sociales o cualquier otro canal, Aqua Tour Travel podrá utilizar el siguiente texto:

AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Al continuar esta conversación y/o suministrar voluntariamente mis datos personales a Elite International S.A.S. – Aqua Tour Travel, autorizo el tratamiento de mi información personal para atender mi solicitud, brindar asesoría, elaborar cotizaciones, gestionar reservas, contratar y prestar servicios turísticos, realizar seguimiento a mi solicitud y cumplir las obligaciones derivadas de los servicios contratados, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables.

Declaro que he sido informado(a) sobre mis derechos como titular de los datos personales y sobre la existencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales de Aqua Tour Travel.

☐ Autorizo el envío de información comercial, promociones y novedades de Aqua Tour Travel.

☐ No autorizo el envío de información comercial.

Para ejercer mis derechos de consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria cuando sea procedente, podré comunicarme a reservas@aquatourtravel.com.

26. COMPROMISO DE AQUA TOUR TRAVEL

Aqua Tour Travel reconoce que la protección de los datos personales constituye un componente fundamental de la confianza de sus clientes.

Por ello, se compromete a realizar el tratamiento de la información bajo criterios de legalidad, finalidad, libertad, transparencia, seguridad, acceso restringido y confidencialidad, procurando que la información sea utilizada exclusivamente para las finalidades legítimas informadas al titular.

Aqua Tour Travel
En Aqua Tour no solo vendemos viajes, diseñamos experiencias a tu medida.